Извършените от органите за защита на конкуренцията като Европейската комисия или Комисията за защита на конкуренцията, внезапни проверки на дружества се наричат „ dawn raids “. Този термин произтича от практиката на инспекторите да се появяват неочаквано в офисите на фирмите, често рано сутрин, когато персоналът е неподготвен за проверка.

По време на тази проверка органите по конкуренция имат право да влизат във всеки офис, да го претърсват, да разпитват ръководството и персонала и да изземват всякаква информация, свързана с обхвата на тяхното разследване, както на хартиен, така и в електронен носител на персоналните компютри, сървъри, мобилни телефони или други електронни устройства, намерени в помещенията.

Тази „ dawn raids “  практика позволява на органите по конкуренцията да разследват компаниите за антиконкурентни практики, тя се използва редовно и вече е довела до милиони евро глоби за бизнеса, понякога за прости процедурни нарушения по време на проверката, вместо действително нарушение на законите за защита на конкуренцията. Поради  тази причина е от голямо значение фирмите да бъдат подготвени и да действат по подходящ начин по време на този вид инспекции.

Съществуват редица най-добри практики, които компаниите могат да приемат, за да се подготвят за “dawn raids” , като например да проведат “dawn raids” политика, да разпределят функциите на съответния персонал и да организират обучения на нейния ключов персонал и т.н.

Обученията са доказано един от най-ефективните начини за компаниите да намалят рисковете, свързани с внезапните инспекции, като тези обучения често се провеждат под формата на пробни внезапни проверки на дружества, т.нар. „mock dawn raid“. Това е упражнение, което ще запознае персонала със стила на разследване, правата на властническите органи и разследвания персонал, процедурните правила. Това ще позволи на персонала да се справи с реалния dawn raid с повече или по-малко увереност.

Проверките са разбираемо стресиращи за служителите. Според нашия опит, този стрес може да бъде смекчен чрез периодично провеждане на „mock raids“ за симулиране на това, което служителите трябва да очакват и с което да бъдат готови да се справят по време на проверка.

В тази статия ще се съсредоточим върху проверките от Европейската комисия, но основните принципи са приложими и за всякакви други проверки от страна на местните регулаторни органи.

КАКВО ДА ОЧАКВАТЕ ПО ВРЕМЕ НА DAWN RAID :

Обикновено инспекторите от Европейската комисия ще пристигнат рано сутринта с писмено решение, което им дава право да проведат инспекцията. Ако инспекцията е от местната комисия за защита на конкуренцията (КЗК), освен заповедта на КЗК, инспекторите трябва да представят и съдебна заповед.

Когато пристигнат инспектори, те вероятно ще поискат среща с търговски екип, ръководен или друг персонал, който би могъл да участва в антиконкурентни практики.

Важно е за инспектираната компания да има процедура, която гарантира, че веднага след пристигането на инспекторите рецепционистът / охранителят ще позволи на отговорния правен или контролен отдел, или навъншни адвокати да се включат. Това обаче трябва да се направи бързо и по начин, който не пречи на започването на инспекцията.

ИНСПЕКТОРИТЕ ИМАТ СЛЕДНИТЕ ПРАВОМОЩИЯ:

• да претърсят помещенията и цялата ИТ мрежа и хардуер (сървъри, компютри, мобилни телефони, компактдискове, USB памети и др.) за доказателства на антиконкурентни практики на хартиен или електронен носител, включително файлове, считани за поверителни за Дружеството;

• да изземват копия от съответните документи и файлове;

• да копират съответните електронни данни на външен твърд диск и да продължат търсенето си в помещенията на Европейската комисия в присъствието на представители на Дружеството.

• да поискат блокирането на някои имейл акаунти или телефони на компанията, за да се ограничи възможността на персонала да изтрива информация или да предотвратява констатации. Блокираните профили и телефони могат да бъдат възстановени само при одобрение от инспектора.

• да интервюират служители и да записва или взема протоколи от интервютата;
• да запечатат търсеното помещение, ако инспекцията не може да бъде извършена за един ден или трябва да бъде прекъсната през деня (много е важно помещенията да останат запечатани, тъй като Дружеството може да бъде строго санкционирано, ако се установи, че запечатването е нарушено).

За правомощията на инспекторите се прилагат някои ограничения

• По време на претърсването персоналът, чиито помещения или документи се инспектират, има право да присъства и да наблюдава претърсването, копирането и изземването (но отсъствието на някой служител не е основание за забавяне на проверката).
• обхватът на инспекцията е определен в решението за инспекция или съдебна заповед, копия от които трябва да се предоставят на проверяваното дружество, така че неговият правен или контролен екип да може да бъде запознат с разследваните твърдения, съответния период и съответната засегната бизнес единица, териториален обхват на предполагаемото нарушение.
• инспекторите следва да вземат предвид възраженията на Дружеството, при условие че разследването надхвърля разрешения обхват; Възраженията на разследваната компания също трябва да бъдат включени, както се изисква, в протокола от проверката.
• ако длъжностните лица търсят доказателства извън обхвата на решението за инспекция, можете да повдигнете възражения и в случай, че настояват, да поискате да се споменат в протокола. Но ако длъжностните лица открият доказателства за други нарушения извън обхвата на първоначалното решение за проверка, Комисията е оправомощена да издава допълнителни решения за проверка.
• на инспекторите не се разрешава достъп до информация и документи, които подлежат на правна привилегия. Кореспонденцията с адвокатските кантори, особено тези, свързани с конкурентното право, обикновено се считат за обхванати от такава правна привилегия, но това ограничение не е приложимо за вътрешните адвокати.
• интервютата с членовете на персонала трябва да се отнасят само за твърденията, които се разследват и въпросите не могат да бъдат самоинкриминиращи за интервюирания. Важно е обаче да се отбележи, че ако някой член на персонала откаже интервю или предостави информация, която не е вярна, Дружеството може да бъде глобено.
• Инспекторите изготвят протокол от инспекцията и Дружеството има право да изисква включване на възраженията, направени по време на търсенето, както и индексиране на всички иззети документи и друга информация; Протоколите се разглеждат и подписват от инспекторите и от представителя на компанията.

КАК ДА СЕ ПОДГОТВИМ ЗА DAWN RAID

Дружеството може да изпълни редица мерки, които да позволят dawn raid да премине гладко и без да поражда риск от глоби за нарушение на процедурата:

• Създайте своя вътрешен екип за dawn raid, състоящ се от юридически, контролен, управленски, ИТ персонал или външни адвокати, ако има такива. Определете ръководителя на екипа да отговаря за взаимодействието с инспекторите;
• Разпределете ролите в екипа за dawn raid;
• Подгответе списък на персонала, който да участва в dawn raid и го предоставeте на секретарката / охранителя;
• Обучете вътрешния си екип за dawn raid и ключовия персонал, който би могъл да бъде замесен в проверката, както и персонала по приемането и сигурността;
• Организирайте „mock dawn raids“.  като форма на обучение на персонала;
• Предоставете подходящо помещение за работа на инспекторите;

КАК ДА ДЕЙСТВАТЕ ПОВРЕМЕ НА ИНСПЕКЦИЯТА

• Инспекторите трябва да бъдат любезно посрещнати и уверени, че персоналът на дружеството има намерение да сътрудничи;
• Рецепционист / охранител трябва незабавно да се свърже с dawn raid екипа и да организира среща;
• Външните консултанти в областта на конкурентното право следва да се повикат незабавно;
• Dawn raid екипът трябва да провери разрешителните документи на инспекторите и да направи копия от тях.
• Инспекторите трябва да влизат със значка „посетители“ и никога да не бъдат оставяни без придружител в помещенията на компанията. Всеки инспектор трябва да има „сянка“ от dawn raid екипа, която да го последва в помещението. „Сянката“ трябва да отговоря на практическите въпроси, да записва всички действия на инспектора и видовете информация и документи, които инспекторите търсят, за какво интервюират персонала;
• Съхранявайте в строга конфиденциалност the dawn raid и се уверете, че конкурентите не са информирани.
• Не информирайте хората извън компанията (особено конкурентите).
• Уверете се, че инспекторите не получават достъп до документи и информация, които са обхванати от правна привилегия или не попадат в обхвата на разследването;
• Поискайте оригиналните екземпляри да не бъдат изземани и върнати;
• Направете копие на всеки документ, който инспекторите задържат;
• Не предлагайте да предоставяте каквато и да е информация или документи, които не са били изрично поискани от инспекторите;
• По време на интервютата бъдете учтиви и кооперативни и не предлагайте доброволно да предоставяте информация, която не е поискана от инспекторите;
• Уверете се, че интервютата са записани или за тях са съставени протоколи; Възразете, когато въпросите са самоинкриминиращи или извън обхвата на разследването. Уверете се, че такива възражения се записват.
• Ако помещенията са запечатани, уверете се, че са подготвени протоколи за това действие; Прочетете ги внимателно; Уверете се, че запечатването не е нарушено при никакви обстоятелства; Вземете мерки, за да не се наруши запечатването случайно (ако е необходимо, да се охранявана от охрана), тъй като могат да бъдат наложени значителни глоби, дори за случайно нарушено запечатване.
• Внимателно прочетете протокола за проверка и подпишете само след консултация с вътрешния или външния юридически съветник. Имайте предвид, че представителите на Дружеството не могат да откажат да подпишат протокола. Уверете се, че те включват всички възражения и индекс на иззетите документи или друг носител на информация.
• Проведете среща с екипа за dawn raid и външния юридически съветник и вземете решение за по-нататъшни стъпки, ако е необходимо.